Lees hier de casus, waarin wij de ervaringen van een middelgroot recruitment bedrijf delen door het gebruik van OptInsight.

Zij realiseren nu:

  • Aanzienlijke verlaging van de compliance-kosten.
  • Real-time inzichten in de verwerkingsgrondslagen en het bijbehorende bewijsmateriaal.
  • Versterkte relatie met kandidaten.
  • Verbeterde matching door inzichten in persoonlijke voorkeuren en vacatures.

Achtergrond en aanleiding

Een middelgroot recruitmentbedrijf, beheerde een aantal databases met honderdduizenden profielen van mogelijke kandidaten samengesteld op basis van de verschillende searches die het bedrijf in de loop der jaren had uitgevoerd. In deze systemen waren tevens de CV’s opgeslagen van tienduizenden (voormalig) kandidaten die in trajecten betrokken waren. Daarnaast werd er een enorme hoeveelheid persoonsgegevens bijgehouden op allerlei plekken in de organisaties, waarbij verschillende soorten ongestructureerde lijstjes werden bijgehouden.

Er was om deze redenen binnen deze organisatie een groot risico op non-compliance met de privacywetgeving AVG/GDPR en het bedrijf maakte hoge kosten door in kaart te moeten brengen waar in de organisaties al deze persoonsgegevens werden verwerkt.

De communicatie met potentiële kandidaten verliep op basis van generieke nieuwsbrieven en door middel van het delen van vacatures die niet altijd even goed op de persoonlijke voorkeuren van de kandidaten waren afgestemd.

Vraagstelling en aanpak

Er werd een enorme hoeveelheid persoonsgegevens bijgehouden op allerlei plekken in de organisatie, op basis van verschillende soorten ongestructureerde lijstjes. Om deze redenen was er binnen deze organisatie een groot risico op non-compliance met de privacywetgeving AVG/GDPR en het bedrijf maakte hoge kosten omdat steeds handmatig in kaart moet worden gebracht waar in de organisaties al deze persoonsgegevens worden verwerkt.

De communicatie met potentiële kandidaten verliep op basis van generieke nieuwsbrieven en door middel van het delen van vacatures die niet altijd even goed op de persoonlijke voorkeuren van de kandidaten zijn afgestemd.

De organisatie vroeg aan OptInsight: Hoe kunnen wij meer regie krijgen over de verwerking van persoonsgegevens van kandidaten en kandidaten beter aan ons binden?

Het bedrijf heeft op advies van OptInsight alle persoonsgegevens van kandidaten in 1 centrale database opgeslagen die alleen met het recruitmentsysteem benaderbaar is. Medewerkers ontvangen vanuit het bedrijf de instructies om alleen nog via het recruitmentsysteem persoonsgegevens van kandidaten te verwerken.

De OptInsight Consent Manager is volledig geïntegreerd met het recruitmentsysteem. Hierdoor kunnen de medewerkers vanuit het recruitmentsysteem via enkele buttons de toestemming van kandidaten inzien en bijwerken. Daarnaast kunnen kandidaten via meerdere kanalen hun toestemming aanpassen. Via de OptInsight app kunnen de medewerkers samen met de kandidaat de toestemming verwerken. De kandidaat kan tevens via de web-portal van het recruitmentbedrijf en via de telefoon hun wijzigingen doorgeven.

Compliance is door de real-time verwerking van de toestemming in staat om het bewijsmateriaal van de verkregen toestemming aan te tonen.

Doordat de kandidaten hun toestemming verlenen voor specifieke content, is het recruitment bedrijf in staat om met de OptInsight Content Library veel relevanter met kandidaten te communiceren. Vooral met op de persoonlijke voorkeuren van de kandidaat afgestemde content.

De OptInsight Controller biedt de organisatie nuttige inzichten, waaronder dashboards met informatie over de persoonlijke voorkeuren van de kandidaten en informatie om het matchingsproces verder te verbeteren doordat er nu gerichter naar geschikte kandidaten gezocht kan worden.

Resultaat als gevolg van de implementatie van OptInsight

Doordat alle persoonsgegevens van kandidaten nu wordt bijgehouden via een centraal systeem met de volledig geïntegreerde Consent Manager is het voor de organisatie veel eenvoudiger om de inzichten centraal te verkrijgen Er hoeft er niet op allerlei plekken in de organisatie door verschillende werknemers informatie opgevraagd te worden. Dit leidt tot een aanzienlijke verlaging van de compliance-kosten. Door een sterke reducering van de handmatige aanpassingen, is bovendien de foutkans aanzienlijk verlaagd.

De compliance-afdeling heeft toegang tot de centrale OptInsight Consent Manager waarmee ze in staat zijn om real-time de verwerkingsgrondslagen toestemming en gerechtvaardigd belang en het bijbehorende bewijsmateriaal aan te tonen voor eventuele onderzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Medewerkers en kandidaten kunnen op verschillende manieren de toestemming en de persoonlijke content-voorkeuren van de kandidaten bijwerken. Onder andere middels de OptInsight App, die ingezet kan worden tijdens recruitment-gesprekken en beurzen.  De content die gedeeld wordt met kandidaten is nu veel relevanter voor hen, omdat deze is afgestemd op de persoonlijke content-voorkeuren van de kandidaten. Dit heeft geleid tot een versterkte relatie met kandidaten en door een verbetering van de matching.

Wilt u weten wat OptInsight voor uw recruitment-bedrijf of HR-afdeling kan betekenen? Maak hier een afspraak voor een demo